Inzetten Midoffice voor zaakgericht werken
Het Midoffice-concept speelt een belangrijke rol in de discussie over de modernisering van de gemeentelijke dienstverlening. De Midoffice koppelt klantcontacten op slimme wijze met de verschillende gemeentelijke organisatieonderdelen. In één adem genoemd met zaakgericht werken. Bij het zaakgericht werken wordt er gekeken vanuit de dienstverlening aan de burgers en de bedrijven. Op een identieke wijze moet elke klant zijn afzonderlijke zaak kunnen volgen.
Daarnaast worden de doorlooptijden beter bewaakt, wordt de interne bedrijfsvoering beter bewaakt door middel van volgens een vast stramien opgestelde managementrapportages. Ook is er voor objecten een effectievere handhaving mogelijk: via het zaakgericht werken is het heel gemakkelijk te achterhalen welke zaken er allemaal spelen rond één object (persoon, pand, e.d.). Kijk ook eens op het Kennisplein New Government voor meer informatie.
Welk tempo kan uw gemeente aan?
Het tempo van realisatie van de Midoffice volgt het ambitieniveau op het gebied van dienstverlening. Het is belangrijk om keuzes te maken bij welke processen of kanalen te beginnen. Om zo, goed verankerd in de visie van de eigen gemeentelijke organisatie op dienstverlening, geleidelijk te werken aan een steeds beter overzicht over de processen en het steeds meer en sneller kunnen geven van antwoorden.
Wat komt er allemaal bij kijken?
Bij het inzetten van een Midoffice komt veel kijken. Allereerst al de aanschaf van een Midoffice Suite. Voor welk systeem moet gekozen worden? Gaat u als gemeente de aanbesteding zelf doen of haakt u aan bij landelijke initiatieven zoals GovUnited. Verder moeten veel keuzen worden gemaakt en zaken worden geregeld, zoals:
- De implementatiestrategie: veel processen voor 1-kanaal of een aantal processen multichannel
- Dikke of dunne e-diensten: vindt de afhandeling plaats in de Midoffice (dik) of in de backoffice (dun)
- Invoering zaakgericht werken
- Architectuur opstellen
- Bepalen zaaktypes
- (Her)ontwerp van werkprocessen
- Functionele ontwerpen
- Gegevensmagazijn: koppeling en vulling vanuit basisregistraties
- Koppelvlakken: voor koppeling met backoffice systemen moeten koppelingen gedefinieerd en/of aangeschaft te worden
- Technische infrastructuur en bandbreedte
- Bedrijfszekerheid
- Teststrategie, -plannen, -uitvoering en acceptatiecriteria
- Opleidingen eindgebruikers en beheerders
- Beheerorganisatie
New Government heeft vanuit haar betrokkenheid bij Andez-1 (Bull Consortium, gemeenten Alphen aan den Rijn, Delft en Ede) en GovUnited (gemeente Rheden) de nodige ervaring met het inzetten van Midoffice concepten.
